Segons el tipus de documents podem emprar dues persones.

a. Primera persona del singular

És el tractament que cal usar en documents administratius unipersonals: certificat, ofici, resolució, sol·licitud i informe.

       Exemples:

       Us tramet els documents que...
       Us comunique que demà...
       CERTIFIQUE: Que...
       Us envie la invitació...
 

b. Tercera persona del singular

Representa un predomini de l’objectivitat i dóna un to d’impersonalitat a l’escrit, ja que allunya la persona dels fets i estableix un distanciament entre qui escriu i a qui s’escriu: reflecteix un grau màxim de formalitat. Actualment s’empra quasi exclusivament per al saluda.

       Exemple:

       El director del Servei de Promoció i Normalització Lingüística saluda el president de la Generalitat i li fa saber que...

c. Primera persona del plural

Aquest tractament es fa servir per remarcar el valor col·lectiu del centre o departament que tramet el document més que el sentit individual de qui signa, però també s’usa en textos signats individualment per significar rellevància, elegància, modèstia (ofici, carta i sol·licitud).

       Exemples:

       Us trametem els documents que ens demanàreu...,
       Us comuniquem que pròximament...,
       El llibre que hem publicat...